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5 ventajas de digitalizar documentos en la administración pública

En la actualidad son múltiples las ventajas de la gestión documental y administración en una empresa, profesional independiente y en administración pública, desde procesos internos y hasta documentos legales de gran importancia. En este texto te enlistamos las 5 ventajas de digitalizar documentos e incluirlos como parte de tus procesos de innovación gubernamental:

 

Administración del conocimiento

La digitalización de los sistemas de documentos mejora la capacidad de búsqueda y recuperación de documentos y contenidos empresariales. Según IDC (marca de transformación digital), los trabajadores de oficina suelen consumir entre el 15 y el 35 % de su jornada buscando documentos. Incluso en sistemas de archivo en papel bien organizado, encontrar un documento en particular resulta un 90 % más lento que a través de herramientas de búsqueda informáticas.

 

Seguridad

Mantener la seguridad y accesibilidad a documentos importantes es una cuestión principal en una empresa o en la administración pública. Hay que recordar que a diferencia del papel, los registros electrónicos no sufren deterioros por el paso del tiempo.

 

Productividad

Un factor clave en la mejora de la productividad es la drástica reducción del tiempo en el que se llevan a cabo los procesos. Incluso implementar herramientas digitales puede eliminar carga de trabajo al equipo, evitando pérdidas de tiempo enviando la documentación a quienes realmente han de usarla.

 

Servicio al cliente

Los documentos digitales nos aportan la ventaja de eliminar barreras a la hora de compartir información. Mecanismos digitales como envío de correos electrónicos o publicación de documentos en portales corporativos hacen que poner a disposición de los clientes los documentos que les interesan sea cada vez más sencillo y, por supuesto, mucho más rápido. El auge de oficinas virtuales ha hecho que este sea un factor determinante para muchas compañías a la hora de emprender un proyecto de digitalización.

 

Gastos de Oficina

Tener documentos en papel trae consigo una serie de gastos muchas veces menospreciados. Fotocopias, tóner, folios, mantenimiento de equipo de oficina (impresoras y fotocopiadoras) y, por supuesto, costes de almacenamiento. Al digitalizar toda la información, se reducen estos gastos.

No hay duda entonces de que los beneficios asociados a la digitalización documental, son importantes. Dicho esto, hay que ser conscientes de que un escáner nunca podrá dejar de convivir junto a un equipo de impresión, bien sea por el apego que tenemos al manejo de papel o bien porque hay trámites que no pueden hacerse sólo en digital, pero otros sí que pueden hacerlo. Por ello, hay que aprovechar la herramienta tecnológica que ya es del presente.

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